Planujesz zatrudnić pracownika na umowę o pracę? Nie zapomnij o najważniejszych dokumentach!

Przedsiębiorcy, którzy do tej pory nie zatrudniali pracownika na umowę o pracę, mogą czuć się nieco zagubieni w gąszczu ustaw i przepisów. Poniższy tekst ma na celu przybliżenie i uporządkowanie informacji w tym temacie. Jakie dokumenty związane z pracownikami musi przygotować pracodawca?

Najważniejsze dokumenty związane ze stosunkiem pracy
Zanim pracownik rozpocznie wykonywanie obowiązków służbowych, musi zostać skierowany przez swojego pracodawcę na badania lekarskie do lekarza medycyny pracy. W przypadku niektórych branż, na przykład branży spożywczej, przyszły pracownik musi również przejść badania, które zakończą się wydaniem książeczki do celów sanitarno-epidemiologicznych. Jednym z ważniejszych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy jest również podpisanie przez każdą ze stron umowy o pracę.
Pracodawca ma również obowiązek sporządzić i przekazać swoim pracownikom IMIR – Informację Miesięczną i Informację Roczną. Ma na to czas do końca lutego.

Akta osobowe – jakie informacje powinny się w nich znajdować?
Ponadto, każdy pracodawca ma również obowiązek prowadzić akta osobowe. W sporządzeniu ich może pomóc obsługa księgowa. Wewnątrz teczki muszą znaleźć się informacje na temat zatrudnienia, ewidencji czasu pracy, godzinach nadliczbowych, dyżurach, zwolnieniach lekarskich i zakończeniu pracy. Pracodawca może, choć nie musi, sprawdzać listę obecności pracowników. Dokumenty pracownicze pracodawca jest zobowiązany przechowywać aż 50 lat. Zlekceważenie tego obowiązku może skutkować karą grzywny w wysokości nawet 30 000 złotych.

Jakie jeszcze obowiązki ma pracodawca względem pracownika?
Jednym z istotniejszych obowiązków jest przesłanie pracownikowi do końca lutego formularza PIT-11, na którym zawarte są informacje o zapłaconych składkach, ale też uzyskanych przychodach. PIT-11 stanowi dla pracownika podstawę do wypełnienia rocznego zeznania podatkowego – może za niego tego dokonać również biuro rachunkowe.
Oprócz tego, pracodawca ma również obowiązek wystawić świadectwo pracy. Warto wspomnieć, że wraz z 1 stycznia 2017 roku w życie weszły nowe zasady ich wydawania. Pracownik powinien otrzymać swoje świadectwo pracy wraz z dniem wygaśnięcia stosunku pracy lub jego rozwiązania. Może być ono przekazane osobiście lub przesłane pocztą w ciągu 7 dni na adres zamieszkania pracownika.

Planujesz zatrudnić pracownika na umowę o pracę? Nie zapomnij o najważniejszych dokumentach!
google logo